Was versteht man unter Cost-per-Hire und wie berechnet man ihn?

Der Cost-per-Hire ist eine Kennzahl im Recruiting, die angibt, wie viel eine Einstellung im Durchschnitt kostet. Er ergibt sich aus der Summe aller internen und externen Recruiting-Kosten, geteilt durch die Anzahl der besetzten Stellen in einem bestimmten Zeitraum. Für mittelständische Unternehmen ist diese Kennzahl besonders wertvoll, weil sie Recruiting-Ausgaben transparent macht und hilft, Methoden und Prozesse gezielt zu optimieren. Die folgenden Abschnitte erklären, wie der Cost-per-Hire berechnet wird, was ein guter Wert ist und wie Du ihn nachhaltig senken kannst.

Welche Kosten fließen in die Berechnung des Cost-per-Hire ein?

In die Berechnung des Cost-per-Hire fließen alle Kosten ein, die direkt oder indirekt mit einer Einstellung zusammenhängen. Diese lassen sich in zwei Kategorien einteilen: externe Recruiting-Kosten und interne Recruiting-Kosten. Nur wenn beide Kategorien vollständig erfasst werden, liefert die Kennzahl ein realistisches Bild der tatsächlichen Personalkosten je Einstellung.

Externe Recruiting-Kosten

Externe Kosten entstehen durch Leistungen und Ressourcen außerhalb des eigenen Unternehmens. Dazu zählen:

• Schaltung von Stellenanzeigen auf Jobportalen
• Kosten für Active Sourcing oder Social Media Recruiting
• Honorare für Personaldienstleister oder Recruiting-Partner
• Ausgaben für Employer-Branding-Maßnahmen, die direkt auf Einstellungen abzielen
• Kosten für Recruiting-Software, Lizenzen und Tools

Interne Recruiting-Kosten

Interne Kosten werden häufig unterschätzt oder gar nicht erfasst, obwohl sie erheblich sein können. Zu den internen Kosten gehören:

• Arbeitszeit der HR-Mitarbeitenden für Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement und Interviews
• Anteilige Arbeitszeit von Führungskräften und Fachabteilungen für Vorstellungsgespräche und Feedbackrunden
• Onboarding-Aufwand in den ersten Wochen nach der Einstellung
• Administrative Kosten wie Vertragsgestaltung und Hintergrundprüfungen

Gerade die internen Kosten bleiben in vielen Unternehmen unsichtbar, weil sie nicht als separate Budgetposition auftauchen. Dennoch sind sie real und sollten bei einer ehrlichen Betrachtung der Recruiting-Kosten immer mit einbezogen werden.

Wie lautet die Formel zur Berechnung des Cost-per-Hire?

Die Cost-per-Hire-Formel lautet: Cost-per-Hire = (Summe aller externen Kosten + Summe aller internen Kosten) / Anzahl der Einstellungen. Diese Formel stammt aus einem gemeinsamen Standard der Society for Human Resource Management (SHRM) und ist die international anerkannte Grundlage für die Berechnung der Kosten pro Einstellung.

Ein konkretes Beispiel: Ein Unternehmen gibt in einem Quartal 12.000 Euro für externe Recruiting-Maßnahmen aus und schätzt interne Kosten (Arbeitszeit, Interviews, Administration) auf weitere 6.000 Euro. In diesem Zeitraum wurden sechs Stellen besetzt. Der Cost-per-Hire beträgt dann:

(12.000 + 6.000) / 6 = 3.000 Euro pro Einstellung

Wichtig bei der Anwendung der Formel ist eine einheitliche Definition, welche Kosten einbezogen werden. Nur wenn die Berechnungsgrundlage konsistent bleibt, lassen sich Werte über verschiedene Zeiträume oder Abteilungen hinweg sinnvoll vergleichen. Es empfiehlt sich daher, intern klare Regeln festzulegen, bevor man die Kennzahl regelmäßig erfasst.

Was gilt als guter Cost-per-Hire – und wovon hängt das ab?

Einen universell guten Cost-per-Hire gibt es nicht. Der Wert hängt stark von der Branche, der Unternehmensgröße, der Stelle und den eingesetzten Recruiting-Methoden ab. Als grobe Orientierung gilt: Je komplexer und spezialisierter eine Position, desto höher fallen die Kosten pro Einstellung typischerweise aus.

Folgende Faktoren beeinflussen den Wert erheblich:

• Art der Stelle: Die Besetzung einer Fachkraft im Handwerk oder im Gesundheitswesen erfordert andere Methoden als die Einstellung einer kaufmännischen Bürokraft.
• Unternehmensgröße: Größere Unternehmen können interne Kosten auf mehr Einstellungen verteilen, was den Durchschnittswert senkt.
• Recruiting-Methoden: Active Sourcing und Social Media Recruiting haben andere Kostenstrukturen als klassische Stellenanzeigen.
• Zeitdruck: Wer eine Stelle schnell besetzen muss, greift oft zu kostenintensiveren Methoden.

Statt einen absoluten Zielwert anzustreben, ist es sinnvoller, den eigenen Cost-per-Hire über die Zeit zu beobachten und im Verhältnis zum Wert der besetzten Stelle zu bewerten. Eine Stelle, die nach sechs Monaten Vakanz besetzt wird, hat in dieser Zeit bereits erhebliche Opportunitätskosten verursacht, die im Cost-per-Hire nicht direkt sichtbar sind.

Wie hängen Cost-per-Hire und Time-to-Hire zusammen?

Cost-per-Hire und Time-to-Hire sind zwei eng verwandte Kennzahlen, die sich gegenseitig beeinflussen. Die Time-to-Hire misst, wie lange es dauert, eine Stelle zu besetzen. Eine lange Besetzungsdauer treibt in der Regel auch den Cost-per-Hire in die Höhe, weil interne Ressourcen länger gebunden sind und externe Maßnahmen länger laufen.

Der Zusammenhang lässt sich so beschreiben: Je länger eine Stelle offen bleibt, desto mehr Kosten entstehen. Gleichzeitig verursacht eine unbesetzte Stelle sogenannte Vakanzkosten, also Kosten durch entgangene Produktivität, Mehrbelastung bestehender Mitarbeitender oder verpasste Aufträge. Diese Kosten tauchen im Cost-per-Hire nicht auf, sind aber real und können die direkten Recruiting-Kosten deutlich übersteigen. Mehr dazu, warum Stellen überhaupt so lange unbesetzt bleiben, zeigt unsere Analyse der häufigsten Ursachen.

Wer seinen Cost-per-Hire senken möchte, sollte daher auch die Time-to-Hire im Blick behalten. Ein schnellerer, strukturierter Prozess reduziert nicht nur die direkten Kosten, sondern minimiert auch die unsichtbaren Verluste durch lange Vakanzen. Beide Kennzahlen zusammen geben ein deutlich vollständigeres Bild der Recruiting-Effizienz als jede für sich allein.

Wie lässt sich der Cost-per-Hire gezielt senken?

Den Cost-per-Hire zu senken bedeutet nicht, beim Recruiting zu sparen, sondern effizienter zu werden. Die wirksamsten Hebel liegen in der Prozessqualität, der Methodik und der Vorqualifikation von Kandidatinnen und Kandidaten. Wer früh im Prozess die richtigen Entscheidungen trifft, spart am Ende deutlich mehr, als durch günstigere Einzelmaßnahmen möglich wäre.

Konkrete Maßnahmen zur Senkung des Cost-per-Hire:

1. Anforderungsprofile schärfen: Ein klares, realistisches Anforderungsprofil vor dem Start reduziert Fehlbewerbungen und spart Zeit bei der Sichtung.
2. Methoden-Mix strategisch wählen: Nicht jede Stelle braucht dieselbe Methode. Für schwer zu besetzende Positionen kann Active Sourcing trotz höherer Anfangskosten insgesamt günstiger sein, wenn die Alternative eine monatelange Vakanz ist.
3. Vorqualifikation verbessern: Wenn HR und Fachbereich nur mit vorqualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten sprechen, sinkt der interne Zeitaufwand erheblich.
4. Prozesse standardisieren: Wiederkehrende Aufgaben wie Interviewleitfäden, Absagemanagement und Onboarding-Checklisten strukturieren und automatisieren, wo möglich.
5. Kennzahlen regelmäßig auswerten: Nur wer Cost-per-Hire und Time-to-Hire systematisch erfasst, erkennt, wo im Prozess unnötige Kosten entstehen.

Ein häufiger Fehler ist es, ausschließlich auf günstigere Kanäle zu setzen, ohne den Gesamtprozess zu betrachten. Eine kostenlose Stellenanzeige, die keine passenden Bewerbungen erzeugt, ist am Ende teurer als eine gezielte Maßnahme, die in wenigen Wochen zur Einstellung führt. Entscheidend ist das Verhältnis zwischen eingesetzten Mitteln und dem tatsächlichen Ergebnis. Wie ein strukturierter Prozess dabei konkret aussehen kann, beschreibt unser 6-Schritte-Recruiting-System im Detail.

Wie Ampersteg Dich bei der Optimierung Deiner Recruiting-Kosten unterstützt

Ein hoher Cost-per-Hire entsteht selten durch einen einzelnen Fehler, sondern durch strukturelle Schwächen im gesamten Recruiting-Prozess: unklare Anforderungsprofile, zu viele unpassende Bewerbungen, lange Feedbackschleifen und Methoden, die nicht zur Stelle passen. Genau hier setzen wir an.

Als Recruiting-Systemhaus übernehmen wir das operative Recruiting vollständig oder ergänzen Dein bestehendes Team dort, wo Kapazitäten fehlen. Mit unserem Sechs-Schritte-System sorgen wir dafür, dass Stellen strukturiert, schnell und kosteneffizient besetzt werden. Was das konkret bedeutet:

• Wir erarbeiten gemeinsam ein klares Anforderungsprofil, das Fehlbewerbungen von Anfang an reduziert
• Wir wählen den passenden Methoden-Mix aus Active Sourcing, Social Media Recruiting und weiteren Kanälen, abgestimmt auf die jeweilige Stelle
• Wir führen Erstinterviews und übergeben Dir ausschließlich vorqualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten
• Wir begleiten den Prozess bis zum Vertragsabschluss, damit keine Zeit durch unnötige Schleifen verloren geht
• Unsere Kosten liegen deutlich unter dem, was klassische Personaldienstleister verlangen, bei gleichzeitig besserem Prozess – was uns dabei von anderen unterscheidet, erfährst Du hier

Wenn Du wissen möchtest, wie sich Dein Cost-per-Hire konkret senken lässt, sprich mit uns. Buche jetzt ein unverbindliches Gespräch und erfahre, wie wir Dein Recruiting effizienter machen.

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