Wenn mehrere Stellen gleichzeitig offen sind, lautet die Antwort auf die Frage nach den richtigen Recruiting-Prioritäten: Beginne mit den Positionen, deren Nichtbesetzung den größten wirtschaftlichen oder operativen Schaden verursacht. Nicht jede offene Stelle ist gleich dringend, und wer alle gleichzeitig mit gleicher Intensität bearbeitet, riskiert, keine einzige schnell genug zu besetzen. Die folgenden Fragen helfen Dir, eine klare Recruiting-Strategie für den Mittelstand zu entwickeln, die auch unter Zeitdruck funktioniert.

Welche Kriterien helfen bei der Priorisierung offener Stellen?

Bei der Priorisierung offener Stellen helfen vor allem drei Kriterien: der wirtschaftliche Schaden durch die Nichtbesetzung, die strategische Bedeutung der Rolle für das Unternehmen und die realistische Besetzungszeit. Wer diese drei Faktoren für jede offene Position bewertet, erhält eine klare Rangfolge, die sachlich begründbar ist und intern kommuniziert werden kann.

Konkret bedeutet das: Stellen, die direkt umsatzrelevant sind oder deren Aufgaben aktuell auf andere Mitarbeitende verteilt werden, bekommen in der Regel die höchste Priorität. Danach folgen Positionen, die regulatorische oder operative Risiken mit sich bringen, wenn sie unbesetzt bleiben. Stellen mit langer Einarbeitungszeit, etwa Führungspositionen oder hoch spezialisierte Fachkräfte, sollten frühzeitig priorisiert werden, weil der Recruiting-Prozess selbst mehr Zeit beansprucht.

Ein weiteres Kriterium ist der Markt: Für manche Berufsbilder gibt es kaum aktiv suchende Kandidatinnen und Kandidaten. Je kleiner der verfügbare Talentpool, desto früher sollte mit der Besetzung begonnen werden, unabhängig davon, wie dringend die Stelle intern bewertet wird. Welche Gründe dazu führen, dass Stellen dauerhaft unbesetzt bleiben, ist dabei oft aufschlussreicher als der reine Blick auf den Bewerbungseingang.

Wie berechnet man die Kosten einer unbesetzten Stelle?

Die Kosten einer unbesetzten Stelle setzen sich aus direkten und indirekten Faktoren zusammen. Als grobe Orientierung gilt: Je höher das Gehalt der Position, desto höher die monatlichen Kosten durch Produktivitätsausfall, Mehrbelastung anderer Mitarbeitender und entgangene Wertschöpfung. In der Praxis werden diese Kosten häufig unterschätzt, weil sie nicht direkt in der Buchhaltung auftauchen.

Direkte Kosten entstehen durch laufende Recruiting-Aufwände wie Stellenanzeigen, Arbeitszeit für Bewerbungsgespräche und administrative Prozesse. Indirekte Kosten sind schwerer zu beziffern, aber oft weit größer: Wenn ein Vertriebsmitarbeiter fehlt, entgehen Aufträge. Wenn eine Pflegefachkraft fehlt, steigt die Belastung des Teams, was zu Fehlzeiten oder Kündigungen führen kann.

Eine einfache Faustformel: Multipliziere das monatliche Bruttogehalt der Position mit dem Faktor 1,5 bis 2, um eine realistische Schätzung der monatlichen Vakanzkosten zu erhalten. Diese Zahl macht deutlich, warum eine schnelle Besetzung wirtschaftlich sinnvoll ist, und hilft gleichzeitig, intern für ausreichend Recruiting-Budget zu argumentieren.

Was tun, wenn alle offenen Stellen gleich dringend wirken?

Wenn alle offenen Stellen gleich dringend erscheinen, liegt das häufig daran, dass der Druck von verschiedenen Seiten gleichzeitig kommt, nicht daran, dass die Stellen tatsächlich gleichwertig sind. In diesem Fall hilft eine strukturierte Bewertungsmatrix, die objektive Kriterien wie Umsatzrelevanz, Teambelastung und Besetzungsaufwand gegenüberstellt.

Setze Dich mit den zuständigen Fachbereichen zusammen und stelle konkrete Fragen: Was passiert, wenn diese Stelle noch drei Monate unbesetzt bleibt? Welche Aufgaben können überbrückt werden, welche nicht? Oft zeigt sich dabei, dass die gefühlte Gleichdringlichkeit vor allem ein Kommunikationsproblem ist. Jeder Fachbereich erlebt seinen eigenen Bedarf als den dringendsten.

Wenn nach dieser Analyse wirklich mehrere Stellen gleichwertig priorisiert werden müssen, ist es sinnvoll, die Methoden zu trennen: Für eine Stelle wird Active Sourcing eingesetzt, für eine andere Social Media Recruiting, und für eine dritte ein klassisches Stelleninserat. So können mehrere Prozesse parallel laufen, ohne dass sie sich gegenseitig blockieren oder Ressourcen auffressen.

Wie viele Stellen sollte man gleichzeitig aktiv besetzen?

Eine interne HR-Fachkraft kann realistischerweise zwei bis vier Stellen gleichzeitig aktiv bearbeiten, ohne dass die Qualität leidet. Bei mehr als vier parallelen Vakanzen geraten Prozesse ins Stocken, Kandidatinnen und Kandidaten warten zu lange auf Rückmeldungen, und die Fehlerquote bei der Vorauswahl steigt.

Die richtige Anzahl hängt dabei stark von der Stellenkomplexität ab. Eine Standardposition im kaufmännischen Bereich erfordert deutlich weniger Aufwand als die Suche nach einer spezialisierten Fachkraft im Ingenieurwesen oder Gesundheitswesen. Wer mehrere komplexe Stellen gleichzeitig besetzt, sollte entweder priorisieren oder externe Kapazitäten hinzuziehen.

Wichtig ist auch der Zeitpunkt im Prozess: Wenn mehrere Stellen gleichzeitig in der Phase der Erstgespräche sind, ist die Belastung besonders hoch. Eine bewusste zeitliche Staffelung, also das Verschieben des Starts einzelner Prozesse um wenige Wochen, kann die Gesamtqualität aller Besetzungen erheblich verbessern.

Welche Recruiting-Methode passt zu welchem Stellentyp?

Die Wahl der Recruiting-Methode hängt davon ab, ob die gesuchten Kandidatinnen und Kandidaten aktiv auf Jobsuche sind oder nicht. Für Stellen, bei denen sich erfahrungsgemäß ausreichend qualifizierte Bewerbende über Stellenportale melden, reichen klassische Inserate. Für Positionen, bei denen kaum aktive Jobsuchende vorhanden sind, braucht es Active Sourcing oder Social Media Recruiting. Wie diese Methoden im Rahmen eines strukturierten Vorgehens kombiniert werden, zeigt unser 6-Schritte-Recruiting-System im Detail.

Klassische Stellenanzeigen: Wann sie funktionieren

Stellenportale funktionieren gut bei Berufsbildern mit hoher Wechselbereitschaft und großem Talentpool, etwa in der Administration, im Vertriebsinnendienst oder bei Einstiegspositionen. Voraussetzung ist eine ansprechend formulierte Anzeige, die die Zielgruppe tatsächlich anspricht und nicht nur interne Anforderungslisten wiedergibt.

Active Sourcing und Social Media Recruiting: Wann sie notwendig sind

Für Fachkräfte im Handwerk, im Gesundheitswesen, in der IT oder in spezialisierten technischen Berufen sind passive Methoden oft nicht ausreichend. Diese Kandidatinnen und Kandidaten sind in festen Arbeitsverhältnissen und schauen selten aktiv auf Jobportale. Hier ist die gezielte Direktansprache über Plattformen wie LinkedIn oder über Social Media Recruiting der effektivere Weg. Auch bei der Suche nach Auszubildenden zeigt Social Media Recruiting besonders gute Ergebnisse, weil die Zielgruppe dort täglich aktiv ist.

Wann sollte man externen Recruiting-Support hinzuziehen?

Externer Recruiting-Support ist dann sinnvoll, wenn interne Kapazitäten dauerhaft überlastet sind, wenn Stellen trotz mehrfacher Versuche unbesetzt bleiben oder wenn spezialisierte Methoden wie Active Sourcing intern nicht umsetzbar sind. Wer wartet, bis der Druck unerträglich wird, verliert wertvolle Zeit und riskiert, dass sich die Vakanzkosten weiter aufbauen.

Konkrete Signale, die für externen Support sprechen:

• Eine Stelle ist seit mehr als acht Wochen offen, ohne dass qualifizierte Kandidaten eingegangen sind
• Das interne HR-Team hat keine Kapazität für Active Sourcing oder strukturierte Interviews
• Mehrere Stellen müssen gleichzeitig besetzt werden, und die interne Priorisierung führt dazu, dass einige Prozesse faktisch stillstehen
• Die gesuchten Fachkräfte sind nicht aktiv auf dem Markt und müssen aktiv angesprochen werden
• Ein Wachstumsschub oder ein personeller Ausfall hat kurzfristig mehr offene Stellen erzeugt, als intern bewältigt werden können

Wichtig ist dabei, den richtigen Partner zu wählen. Ein externer Dienstleister sollte nicht einfach Profile liefern und den Rest dem Unternehmen überlassen, sondern den gesamten Prozess begleiten, transparent kommunizieren und ausschließlich im Interesse des Kunden handeln. Was Ampersteg dabei von anderen Recruiting-Dienstleistern unterscheidet, lässt sich auf einen Blick nachvollziehen.

Wie Ampersteg Dir bei der Priorisierung und Besetzung mehrerer offener Stellen hilft

Genau diese Situation, mehrere offene Stellen, begrenztes internes Recruiting-Budget und der Druck von allen Seiten, ist das Kerngebiet, in dem wir als Recruiting-Systemhaus arbeiten. Wir helfen mittelständischen Unternehmen nicht nur dabei, einzelne Vakanzen zu besetzen, sondern entwickeln gemeinsam mit Dir eine strukturierte Vorgehensweise, die Prioritäten klar macht und Prozesse parallel ermöglicht.

Das bedeutet konkret:

• Wir erarbeiten gemeinsam mit Dir ein klares Anforderungsprofil für jede offene Stelle und helfen bei der Priorisierung nach wirtschaftlichem Schaden und Besetzungsaufwand
• Für jede Stelle wählen wir die passende Methode, ob Active Sourcing, Social Media Recruiting oder klassische Stellenanzeige, aus unserem Sechs-Schritte-System
• Wir übernehmen das operative Recruiting vollständig, von der Kandidatenansprache über das Bewerberscreening bis zu den Erstinterviews, damit Dein Team entlastet wird
• Du sprichst nur mit vorqualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten, die wirklich zum Unternehmen passen
• Wir begleiten den Prozess bis zum Vertragsabschluss, exklusiv und partnerschaftlich auf Augenhöhe

Wenn Du gerade vor der Frage stehst, wo Du bei Deinen offenen Stellen anfangen sollst, sprich uns an. Buche ein unverbindliches Gespräch und wir schauen gemeinsam, welche Recruiting-Prioritäten für Dein Unternehmen sinnvoll sind.