Ein faires und rechtssicheres Anforderungsprofil erstellst Du, indem Du ausschließlich stellenrelevante Kriterien aufnimmst, diese klar in Muss- und Kann-Anforderungen unterteilst und dabei die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes konsequent berücksichtigst. Das gilt für Unternehmen jeder Größe, ist jedoch besonders für mittelständische Betriebe ohne spezialisierte Rechtsabteilung ein kritischer Punkt. Die folgenden Fragen gehen Schritt für Schritt durch alles, was Du beim Erstellen eines Anforderungsprofils beachten solltest.
Welche Bestandteile gehören in ein vollständiges Anforderungsprofil?
Ein vollständiges Anforderungsprofil enthält vier Kernbereiche: fachliche Qualifikationen, Berufserfahrung, persönliche Kompetenzen sowie Rahmenbedingungen der Stelle. Jeder Bereich sollte in Muss-Anforderungen (nicht verhandelbar) und Kann-Anforderungen (wünschenswert) unterteilt sein, damit Recruiting-Entscheidungen nachvollziehbar und vergleichbar bleiben.
Im Einzelnen umfasst ein durchdachtes Profil typischerweise folgende Elemente:
- Fachliche Qualifikationen: Ausbildung, Studium, Zertifikate, Sprachkenntnisse
- Berufserfahrung: Branchenerfahrung, Erfahrung in bestimmten Aufgabenbereichen, Führungserfahrung
- Methodische Kompetenzen: Softwarekenntnisse, Projektmanagement, analytische Fähigkeiten
- Persönliche Kompetenzen: Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, Eigeninitiative
- Rahmenbedingungen: Reisebereitschaft, Arbeitszeiten, Standort, Vertragsbeginn
Wichtig ist dabei, jede Anforderung in konkreten Aufgaben der Stelle zu verankern. Frage Dich bei jedem Punkt: Warum braucht die Person das für diese Tätigkeit? Wenn Du keine klare Antwort findest, gehört der Punkt nicht ins Profil. Das schützt Dich nicht nur rechtlich, sondern sorgt auch dafür, dass Deine Stellenausschreibung realistische Erwartungen weckt und die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten anspricht.
Was macht ein Anforderungsprofil rechtssicher im Sinne des AGG?
Ein AGG-konformes Anforderungsprofil enthält ausschließlich Merkmale, die sachlich und objektiv durch die Anforderungen der Stelle begründet sind. Es darf keine Kriterien enthalten, die mittelbar oder unmittelbar auf die im AGG geschützten Merkmale abzielen, also Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexuelle Identität.
Konkret bedeutet das für die Praxis:
- Altersangaben vermeiden: Formulierungen wie „junges Team sucht Verstärkung“ oder „Berufseinsteiger“ können als mittelbare Altersdiskriminierung gewertet werden.
- Keine geschlechtsspezifischen Formulierungen: Stellentitel und Anforderungen müssen in allen Geschlechtsformen oder geschlechtsneutral formuliert sein.
- Keine Anforderungen ohne Stellenbezug: Ein Führerschein der Klasse B ist bei einer reinen Bürotätigkeit ohne Außendienst rechtlich angreifbar.
- Sprachkenntnisse nur, wenn notwendig: „Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau“ ist nur dann zulässig, wenn die Stelle das tatsächlich erfordert, etwa in der Redaktion oder im direkten Kundenkontakt.
Die Dokumentation spielt ebenfalls eine zentrale Rolle. Halte schriftlich fest, warum bestimmte Anforderungen aufgenommen wurden. Im Fall einer Klage wegen Diskriminierung musst Du nachweisen können, dass Deine Auswahlentscheidung auf sachlichen, stellenbezogenen Gründen beruhte.
Wie unterscheidet sich ein faires von einem realistischen Anforderungsprofil?
Ein faires Anforderungsprofil stellt sicher, dass keine Personengruppe ohne sachlichen Grund benachteiligt wird. Ein realistisches Anforderungsprofil beschreibt eine Person, die tatsächlich auf dem Arbeitsmarkt existiert. Beide Dimensionen sind notwendig, aber sie adressieren unterschiedliche Fehler.
In der Praxis scheitern Anforderungsprofile häufig an einem dieser zwei Probleme:
Das Wunschlistenproblem
Viele Profile entstehen als Wunschliste verschiedener Stakeholder. Jede Abteilung fügt Anforderungen hinzu, bis ein Profil entsteht, das kaum jemand erfüllen kann. Zehn Jahre Erfahrung, zwei Studienabschlüsse und Kenntnisse in fünf Softwaresystemen für eine Sachbearbeiterstelle sind ein klassisches Beispiel. Das ist unrealistisch und führt dazu, dass qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten sich gar nicht erst bewerben. Wie solche typischen Gründe für unbesetzte Stellen aussehen und wie Du diese vermeidest, lässt sich anhand häufiger Muster im Recruiting erkennen.
Das Ausschlussproblem
Ein unfaires Profil schließt bestimmte Gruppen aus, ohne dass die Stelle das erfordert. Das kann durch direkte Formulierungen geschehen, aber auch durch scheinbar neutrale Kriterien, die in der Wirkung diskriminierend sind. Ein Beispiel: Wenn für eine Stelle ohne Leitungsfunktion „Führungserfahrung“ verlangt wird, werden Personengruppen benachteiligt, die historisch seltener Führungsrollen innehatten.
Ein gutes Anforderungsprofil ist beides: fair und realistisch. Es beschreibt die Person, die die Stelle tatsächlich ausfüllen kann, ohne Gruppen ohne sachlichen Grund auszuschließen.
Wer sollte an der Erstellung eines Anforderungsprofils beteiligt sein?
An der Erstellung eines Anforderungsprofils sollten mindestens drei Perspektiven eingebunden sein: die direkte Führungskraft der zu besetzenden Stelle, HR oder Recruiting sowie idealerweise eine Person aus dem Team, das die neue Kollegin oder den neuen Kollegen aufnimmt. Jede Perspektive steuert andere relevante Informationen bei.
Die Führungskraft kennt die fachlichen Anforderungen und die strategische Ausrichtung der Rolle. HR bringt Kenntnisse über Marktlage, rechtliche Rahmenbedingungen und realistische Kandidatenprofile ein. Das Team weiß, welche Arbeitsweisen und Persönlichkeiten gut funktionieren, also was den Teamfit ausmacht.
Ein häufiger Fehler ist es, das Anforderungsprofil ausschließlich von der Führungskraft erstellen zu lassen. Das führt oft zu überhöhten fachlichen Anforderungen und unterschätzten sozialen Kompetenzen. Ebenso problematisch ist es, wenn HR das Profil ohne Einbindung des Fachbereichs erstellt. Dann fehlt das tiefe Verständnis dafür, was die Stelle wirklich braucht.
Für eine effiziente Zusammenarbeit empfiehlt sich ein kurzes, strukturiertes Kick-off-Gespräch, in dem alle Beteiligten gemeinsam die Muss- und Kann-Anforderungen definieren und priorisieren. Das spart Zeit im späteren Prozess und verhindert, dass das Profil mitten im Recruiting-Prozess verändert wird, was regelmäßig zu Verzögerungen und Frust führt.
Wie formuliert man Anforderungen ohne unbeabsichtigte Diskriminierung?
Anforderungen ohne unbeabsichtigte Diskriminierung formulierst Du, indem Du jede Formulierung auf ihren tatsächlichen Stellenbezug prüfst, geschlechtsneutrale Sprache verwendest und auf Formulierungen verzichtest, die bestimmte Lebensläufe oder Biografien implizit bevorzugen.
Praktische Regeln für die Formulierung:
- Erfahrung in Jahren hinterfragen: „Mindestens fünf Jahre Erfahrung“ klingt objektiv, kann aber Berufsrückkehrerinnen oder Quereinsteiger mit gleichwertiger Kompetenz ausschließen. Formuliere lieber konkret: „Nachgewiesene Erfahrung in der Projektleitung von Teams mit mehr als fünf Personen.“
- Abschlüsse nur, wenn notwendig: Wenn die Stelle keinen spezifischen Studienabschluss erfordert, schreibe „abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.“
- Persönliche Eigenschaften konkretisieren: „Belastbarkeit“ oder „Flexibilität“ sind vage und können unterschiedlich interpretiert werden. Besser: „Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit an Wochenenden bei saisonalen Spitzen“ oder „Fähigkeit, in einem sich schnell verändernden Umfeld Prioritäten zu setzen.“
- Bilder und Sprache konsistent halten: Wenn die Stellenanzeige Bilder enthält, sollten diese die Vielfalt des Unternehmens widerspiegeln und keine impliziten Signale senden, wer hier willkommen ist.
Ein einfacher Test vor der Veröffentlichung: Lass das Profil von jemandem lesen, der die Stelle nicht kennt, und frage, welche Art von Person sie sich vorstellen. Entspricht das Bild der tatsächlichen Bandbreite möglicher Kandidatinnen und Kandidaten? Wenn nicht, lohnt sich eine Überarbeitung der Formulierungen.
Wann sollte ein Anforderungsprofil überarbeitet werden?
Ein Anforderungsprofil sollte überarbeitet werden, sobald sich die Aufgaben der Stelle, die Teamstruktur oder die strategischen Ziele des Unternehmens wesentlich verändert haben. Als Faustregel gilt: Jedes Profil, das länger als zwei Jahre unverändert verwendet wurde, sollte vor der nächsten Stellenbesetzung kritisch geprüft werden.
Konkrete Anlässe für eine Überarbeitung sind:
- Die Stelle wird nach längerer Zeit wieder besetzt und das Aufgabengebiet hat sich verändert.
- Frühere Besetzungen haben gezeigt, dass bestimmte Anforderungen in der Praxis keine Rolle spielten oder andere fehlten.
- Das Unternehmen hat neue Technologien, Prozesse oder Strukturen eingeführt.
- Die Stelle konnte trotz vieler Bewerbungen nicht besetzt werden, was auf unrealistische Anforderungen hindeuten kann.
- Es gab kaum Bewerbungen, was auf eine zu einschränkende oder abschreckende Formulierung hindeuten kann.
- Rechtliche Rahmenbedingungen haben sich verändert.
Die Überarbeitung sollte immer mit denselben Stakeholdern erfolgen wie die ursprüngliche Erstellung. Besonders wertvoll ist dabei das Feedback aus dem letzten Besetzungsprozess: Welche Anforderungen haben sich als entscheidend erwiesen? Welche wurden im Onboarding als irrelevant erkannt? Diese Erkenntnisse machen das nächste Anforderungsprofil präziser und die Personalgewinnung insgesamt effizienter.
Wie Ampersteg Dich beim Erstellen eines Anforderungsprofils unterstützt
Ein faires, rechtssicheres und realistisches Anforderungsprofil ist die Grundlage jeder erfolgreichen Stellenbesetzung. Genau hier setzt unser Sechs-Schritte-System an: Der erste Schritt ist immer eine strukturierte Bestandsaufnahme, in der wir gemeinsam mit Dir ein klares Anforderungsprofil erarbeiten, inklusive Muss-Anforderungen, Soft Skills und Teamfit.
Als Deine externe Recruiting-Abteilung übernehmen wir dabei nicht nur die operative Umsetzung, sondern bringen unsere Erfahrung aus zahlreichen Besetzungsprozessen ein, um Dein Profil marktgerecht und AGG-konform zu gestalten. Was das in der Praxis bedeutet:
- Wir führen ein strukturiertes Kick-off-Gespräch mit Dir und den relevanten Fachbereichen.
- Wir prüfen Anforderungen auf Realismus und Marktlage, damit Du Kandidatinnen und Kandidaten ansprichst, die tatsächlich existieren.
- Wir formulieren Stellenanforderungen so, dass sie rechtssicher, klar und für die Zielgruppe ansprechend sind.
- Wir begleiten Dich exklusiv bis zum Vertragsabschluss, nicht nur bis zur Profilübergabe.
Wenn Du das nächste Mal eine Stelle besetzen möchtest und sichergehen willst, dass der Prozess von Anfang an auf einem soliden Fundament steht, sprich uns an. Buche ein unverbindliches Gespräch und wir schauen gemeinsam, wie wir Deine offene Stelle zeitnah und passgenau besetzen können.
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