Referenzen von Bewerbern prüft man richtig, indem man gezielte, offene Fragen an frühere Vorgesetzte oder Kollegen stellt, die Antworten kritisch bewertet und die gewonnenen Informationen systematisch mit dem bisherigen Eindruck aus dem Bewerbungsprozess abgleicht. Ein strukturierter Referenzcheck liefert Einblicke, die weder Lebenslauf noch Vorstellungsgespräch bieten können. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um den Referenzcheck im Detail.
Welche Informationen darf man bei einem Referenzcheck erfragen?
Im Referenzcheck darf man beruflich relevante Informationen einholen, die einen direkten Bezug zur ausgeschriebenen Stelle haben. Dazu zählen Angaben zu Aufgaben, Arbeitsweise, Stärken, Entwicklungsbereichen und der Zusammenarbeit im Team. Fragen zu Persönlichkeit, Zuverlässigkeit und Kommunikationsstil sind ebenfalls zulässig, solange sie beruflicher Natur sind.
Was hingegen nicht erfragt werden darf, sind Informationen, die unter den Schutz des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) fallen. Konkret bedeutet das: keine Fragen zu Gesundheitszustand, Schwangerschaft, Religion, politischer Überzeugung, Nationalität oder privaten Lebensumständen. Wer diese Grenzen überschreitet, riskiert nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern beschädigt auch das Vertrauen aller Beteiligten.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Einholung von Referenzauskünften setzt grundsätzlich voraus, dass der Bewerber oder die Bewerberin zugestimmt hat. Wer ohne Einwilligung Referenzen beim aktuellen Arbeitgeber einholt, kann das Arbeitsverhältnis der Person gefährden und handelt datenschutzrechtlich problematisch. Die Zustimmung sollte daher immer schriftlich oder zumindest dokumentiert eingeholt werden.
Wann im Bewerbungsprozess sollte man Referenzen einholen?
Referenzen sollten erst in einer späten Phase des Bewerbungsprozesses eingeholt werden, idealerweise nachdem ein oder zwei finale Kandidaten feststehen. Zu diesem Zeitpunkt hat man bereits ein konkretes Bild der Person und kann die Referenzauskünfte gezielt nutzen, um verbleibende Fragen oder Unsicherheiten zu klären.
Ein häufiger Fehler ist es, Referenzen zu früh einzuholen, etwa parallel zum ersten Vorstellungsgespräch. Das kostet Zeit, belastet die Referenzgeber unnötig und kann das Vertrauensverhältnis zur Bewerberin oder zum Bewerber beschädigen, besonders wenn der aktuelle Arbeitgeber kontaktiert wird. Wer zu früh referenziert, riskiert außerdem, Informationen zu erhalten, die mangels Kontext schwer einzuordnen sind.
Sinnvoll ist es, den Referenzcheck als letzten Qualitätscheck vor der finalen Einstellungsentscheidung zu verstehen, nicht als Mittel zur ersten Vorauswahl. So kann man die Erkenntnisse aus dem Referenzgespräch direkt in die Entscheidungsfindung einfließen lassen.
Welche Fragen stellt man im Referenzgespräch konkret?
Im Referenzgespräch sind offene Fragen, die konkrete Einschätzungen und Beispiele hervorrufen, deutlich wertvoller als geschlossene Ja-Nein-Fragen. Die besten Fragen beziehen sich auf beobachtbares Verhalten, spezifische Situationen und die tatsächliche Zusammenarbeit.
Bewährte Fragen für ein strukturiertes Referenzgespräch sind zum Beispiel:
- In welcher Funktion haben Sie mit der Person zusammengearbeitet, und wie lange?
- Was waren die Hauptaufgaben der Person in Ihrer Organisation?
- Wo lagen aus Ihrer Sicht die größten Stärken?
- In welchen Bereichen hat die Person noch Entwicklungspotenzial?
- Wie hat die Person auf Feedback und Kritik reagiert?
- Wie würden Sie die Zusammenarbeit im Team beschreiben?
- Würden Sie die Person jederzeit wieder einstellen? Warum oder warum nicht?
- Gibt es etwas, das ich wissen sollte, um die Person gut einzusetzen?
Die letzte Frage ist besonders aufschlussreich, weil sie dem Referenzgeber Raum gibt, Informationen zu teilen, die durch konkrete Fragen vielleicht nicht abgedeckt worden wären. Wer das Gespräch strukturiert führt und gut zuhört, erhält ein deutlich vollständigeres Bild als durch standardisierte Fragebögen allein. Wer zusätzlich wissen möchte, wie ein professioneller Recruiting-Prozess solche Schritte systematisch integriert, findet im 6-Schritte-Recruiting-System von Ampersteg einen praxisnahen Überblick.
Wie erkennt man eine unbrauchbare oder gefärbte Referenz?
Eine gefärbte oder wenig aussagekräftige Referenz erkennt man daran, dass Antworten sehr allgemein bleiben, Nachfragen ausgewichen wird oder die Aussagen auffällig positiv klingen, ohne konkrete Beispiele zu liefern. Auch sehr kurze, knappe Antworten oder spürbare Zurückhaltung beim Referenzgeber können ein Hinweis sein.
Typische Warnsignale im Referenzgespräch sind:
- Antworten wie „Er war immer pünktlich“ oder „Sie hat ihre Aufgaben erledigt“ ohne jede inhaltliche Tiefe
- Der Referenzgeber erinnert sich kaum an konkrete Situationen oder Projekte
- Auf die Frage, ob man die Person wieder einstellen würde, folgt ein zögerndes „Ja, grundsätzlich schon…“
- Positive Aussagen klingen auswendig gelernt oder formularmäßig
- Der Referenzgeber war offensichtlich kein direkter Vorgesetzter, sondern ein Kollege auf gleicher Ebene oder sogar ein Freund
Wer mehrere Referenzgeber befragt, kann außerdem prüfen, ob die Aussagen konsistent sind. Große Abweichungen zwischen verschiedenen Referenzgebern sind ein klares Signal, genauer hinzuschauen.
Was tun, wenn Referenzauskünfte widersprüchlich sind?
Widersprüchliche Referenzauskünfte sollten nicht ignoriert, sondern als Anlass für ein weiteres klärendes Gespräch mit dem Bewerber oder der Bewerberin genommen werden. Oft lassen sich Widersprüche erklären, etwa durch unterschiedliche Arbeitskontexte, verschiedene Führungsstile oder persönliche Spannungen zwischen Bewerber und Referenzgeber.
Zunächst lohnt es sich zu prüfen, ob die widersprüchlichen Aussagen aus vergleichbaren Kontexten stammen. Ein Referenzgeber aus einem Konzern und einer aus einem kleinen Betrieb können dieselbe Person sehr unterschiedlich wahrnehmen, ohne dass eine der Einschätzungen falsch ist. Der Kontext der Zusammenarbeit ist entscheidend.
Falls der Widerspruch nicht aufgelöst werden kann, ist es ratsam, einen weiteren Referenzgeber hinzuzuziehen. Drei unabhängige Stimmen geben in der Regel ein verlässlicheres Bild als zwei. Wenn zentrale Eigenschaften, die für die Stelle entscheidend sind, von mehreren Referenzgebern unterschiedlich bewertet werden, sollte das in die finale Entscheidung einfließen, ohne zwingend zum Ausschluss zu führen.
Kann man Referenzen auch ohne direkten Kontakt prüfen?
Ja, Referenzen lassen sich auch ohne direkte Telefonate oder Gespräche zumindest teilweise prüfen, etwa über berufliche Netzwerke wie LinkedIn, öffentlich zugängliche Empfehlungen oder die Überprüfung von Angaben im Lebenslauf. Diese Methoden ersetzen jedoch kein echtes Referenzgespräch.
Auf LinkedIn können öffentliche Empfehlungen wertvolle Hinweise liefern, insbesondere wenn sie von früheren Vorgesetzten stammen und inhaltlich konkret sind. Auch die Überprüfung, ob die im Lebenslauf genannten Positionen, Zeiträume und Unternehmen mit öffentlich zugänglichen Informationen übereinstimmen, ist ein einfacher erster Schritt zur Plausibilitätsprüfung.
Darüber hinaus bieten einige Unternehmen und Dienstleister formale Hintergrundprüfungen an, die Beschäftigungszeiten, Qualifikationen und in bestimmten Branchen auch strafrechtliche Einträge überprüfen. Für Positionen mit hoher Verantwortung oder sensiblen Datenzugängen kann das sinnvoll sein.
Dennoch gilt: Das direkte Gespräch mit einem früheren Vorgesetzten bleibt die wertvollste Form des Referenzchecks, weil es Nuancen, Tonfall und spontane Reaktionen liefert, die kein Formular und kein Profil ersetzen können. Wer auf direkten Kontakt verzichtet, verzichtet auf den größten Teil des Erkenntnisgewinns. Unternehmen, die den gesamten Auswahlprozess professionell aufstellen möchten, erfahren bei Ampersteg was uns von anderen Recruiting-Anbietern unterscheidet.
Wie Ampersteg Dich bei der Personalgewinnung unterstützt
Ein sorgfältiger Referenzcheck ist ein wichtiger Baustein im Bewerbungsprozess, aber er setzt voraus, dass überhaupt geeignete Kandidaten vorhanden sind, die es zu prüfen lohnt. Genau hier setzen wir an. Als Recruiting-Systemhaus für den Mittelstand übernehmen wir den gesamten Prozess der Personalgewinnung, von der Strategie bis zum Vertragsabschluss.
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