Die Time-to-Hire ist eine zentrale Kennzahl im Recruiting, die misst, wie viele Tage zwischen dem ersten Kontakt mit einem Kandidaten und der Annahme des Stellenangebots vergehen. Sie zeigt, wie effizient ein Unternehmen im eigentlichen Auswahlprozess arbeitet. Die folgenden Abschnitte beleuchten, wie Du diese Kennzahl berechnen, richtig einordnen und gezielt optimieren kannst.
Wie wird die Time-to-Hire berechnet?
Die Time-to-Hire berechnet sich als Differenz zwischen dem Tag, an dem ein Kandidat erstmals in den Recruiting-Prozess eingetreten ist, und dem Tag, an dem er das Stellenangebot angenommen hat. Als Startpunkt gilt in der Regel die erste Kontaktaufnahme oder der Eingang der Bewerbung. Das Ergebnis wird in Tagen angegeben.
Ein einfaches Beispiel: Wenn ein Bewerber am 1. März erstmals kontaktiert wird und das Angebot am 29. März annimmt, beträgt die Time-to-Hire 28 Tage.
Wichtig ist die Abgrenzung zu einer verwandten Kennzahl: der Time-to-Fill. Während die Time-to-Hire den Zeitraum innerhalb des Auswahlprozesses misst, beginnt die Time-to-Fill bereits mit dem Tag, an dem eine Stelle intern freigegeben wird. Die Time-to-Hire ist damit ein präziseres Maß für die Prozessqualität des Recruitings selbst, während die Time-to-Fill auch organisatorische Vorlaufzeiten einschließt.
Für eine aussagekräftige Auswertung empfiehlt es sich, die Time-to-Hire über mehrere Stellen und Zeiträume hinweg zu tracken. Einzelwerte können durch äußere Umstände verzerrt sein. Erst im Durchschnitt zeigt sich, wo strukturelle Engpässe im Recruiting-Prozess liegen.
Was gilt als gute Time-to-Hire?
Eine gute Time-to-Hire liegt branchenübergreifend in der Regel zwischen 14 und 30 Tagen. Werte unter zwei Wochen gelten als sehr schnell, alles über 45 Tage deutet auf erhebliche Prozessprobleme hin. Allerdings hängt der realistische Zielwert stark von der Stelle, der Branche und der Verfügbarkeit qualifizierter Kandidaten ab.
Für einfachere Positionen mit einem breiten Bewerbermarkt sind kürzere Zeiträume gut erreichbar. Bei hochspezialisierten Fachkräften, etwa in der IT, im Ingenieurwesen oder im Gesundheitswesen, kann eine Time-to-Hire von 30 bis 45 Tagen bereits ein guter Wert sein, weil der Kandidatenmarkt enger und der Qualifizierungsbedarf im Auswahlprozess höher ist.
Entscheidend ist nicht nur der absolute Wert, sondern die Entwicklung über die Zeit. Wenn Deine Time-to-Hire von Quartal zu Quartal steigt, ist das ein klares Signal, dass strukturelle Maßnahmen notwendig sind. Wenn sie stabil bleibt und Stellen zuverlässig besetzt werden, funktioniert Dein Prozess.
Was sind die häufigsten Ursachen für eine lange Time-to-Hire?
Eine lange Time-to-Hire entsteht selten durch einen einzelnen Faktor, sondern durch das Zusammenspiel mehrerer Schwachstellen im Prozess. Die häufigsten Ursachen lassen sich in drei Bereiche einteilen: fehlende Vorbereitung, interne Abstimmungsprobleme und ein zu passiver Kandidatenansatz. Einen strukturierten Überblick, warum Stellen trotz Bemühungen unbesetzt bleiben, liefert dieser Abschnitt auf unserer Website.
Fehlende Vorbereitung und unklare Anforderungsprofile
Wenn ein Anforderungsprofil zu Beginn nicht klar definiert ist, führt das zwangsläufig zu Nacharbeit. Hiring Manager ändern ihre Vorstellungen, Lebensläufe werden mehrfach neu bewertet, und Kandidaten warten wochenlang auf Rückmeldung. Jede Unklarheit zu Beginn kostet am Ende Tage oder Wochen.
Langsame interne Entscheidungsprozesse
Viele Unternehmen verlieren qualifizierte Kandidaten nicht wegen fehlender Eignung, sondern wegen zu langer Rückmeldungszeiten. Wenn zwischen einem Erstgespräch und dem nächsten Schritt zwei Wochen vergehen, ist ein guter Kandidat oft bereits anderweitig eingestellt. Mehrstufige Freigabeprozesse und fehlende Priorisierung im Fachbereich verstärken dieses Problem.
Zu passiver Kandidatenansatz
Wer ausschließlich auf eingehende Bewerbungen wartet, hat keinen Einfluss auf die Geschwindigkeit des Prozesses. Gerade bei Fachkräftemangel können Stellenanzeigen wochenlang ohne qualifizierte Rückmeldungen bleiben. Active Sourcing und Social Media Recruiting als Methoden schaffen hier einen direkten Zugang zu Kandidaten, die nicht aktiv suchen, aber wechselbereit sind.
Wie lässt sich die Time-to-Hire konkret verkürzen?
Die Time-to-Hire lässt sich durch eine Kombination aus besserer Vorbereitung, klaren internen Abläufen und proaktiven Recruiting-Methoden deutlich verkürzen. Der größte Hebel liegt dabei meist nicht in der Technologie, sondern in der Prozessstruktur. Wie ein solcher strukturierter Ablauf konkret aussehen kann, zeigt unser bewährtes 6-Schritte-Recruiting-System.
Folgende Maßnahmen haben in der Praxis die größte Wirkung:
- Anforderungsprofil vor dem Start klären: Definiere gemeinsam mit dem Fachbereich, welche Kriterien unverzichtbar sind und welche nice-to-have sind. Wer muss am Ende entscheiden? Je klarer das Profil, desto schneller die Vorauswahl.
- Feedback-Schleifen verkürzen: Lege interne Fristen für Rückmeldungen fest, zum Beispiel maximal 48 Stunden nach einem Interview. Kandidaten auf dem Markt warten nicht unbegrenzt.
- Interviewstufen reduzieren: Mehr als drei Gesprächsrunden sind für die meisten Positionen nicht notwendig. Jede zusätzliche Stufe verlängert die Time-to-Hire und erhöht das Risiko, Kandidaten zu verlieren.
- Proaktiv suchen statt warten: Active Sourcing und gezielte Direktansprache über LinkedIn oder andere Kanäle bringen qualifizierte Kandidaten in den Prozess, ohne auf Bewerbungseingänge angewiesen zu sein.
- Parallele statt sequenzielle Prozessschritte: Wo möglich, sollten Schritte wie Terminvereinbarung, Referenzprüfung und Vertragsvorbereitungen parallel laufen, nicht nacheinander.
Wer diese Stellschrauben konsequent angeht, kann die Time-to-Hire in vielen Fällen um 30 bis 50 Prozent reduzieren, ohne die Qualität der Einstellungsentscheidung zu gefährden. Die Personalgewinnung als Kennzahl zu verstehen, ist dabei der erste Schritt zu einem messbaren Prozess.
Wann sollte man externe Recruiting-Unterstützung hinzuziehen?
Externe Recruiting-Unterstützung lohnt sich, wenn interne Kapazitäten fehlen, Stellen trotz Stellenanzeigen dauerhaft unbesetzt bleiben oder die Time-to-Hire konstant über 45 Tage liegt. Auch wenn Positionen besetzt werden müssen, für die aktiv suchende Kandidaten kaum verfügbar sind, ist externer Support sinnvoll.
Konkrete Situationen, in denen externe Unterstützung den Unterschied macht:
- Es gibt keine dedizierte HR-Kapazität, und Recruiting läuft nebenbei mit.
- Stellenanzeigen laufen seit Wochen, ohne qualifizierte Bewerbungen zu generieren.
- Die gesuchten Fachkräfte sind nicht aktiv auf Jobsuche und über klassische Kanäle nicht erreichbar.
- Wachstumsphasen oder personelle Ausfälle erzeugen einen kurzfristigen Recruiting-Bedarf, der intern nicht abgedeckt werden kann.
- Bisherige Erfahrungen mit Personaldienstleistern waren unbefriedigend, und es wird ein strukturierterer, partnerschaftlicherer Ansatz gesucht.
Wichtig ist dabei die Wahl des richtigen Partners. Ein klassischer Headhunter schickt Profile breit gestreut an mehrere Unternehmen und übergibt nach der Profillieferung die Verantwortung. Ein strukturierter Prozesspartner hingegen begleitet den gesamten Weg bis zur Einstellung. Was Ampersteg dabei von anderen Anbietern unterscheidet, lässt sich hier nachlesen.
Wie Ampersteg bei der Optimierung der Time-to-Hire hilft
Wir bei Ampersteg setzen genau dort an, wo lange Time-to-Hire-Werte entstehen: bei unklaren Anforderungsprofilen, passiven Recruiting-Methoden und fehlenden internen Kapazitäten. Als Recruiting-Systemhaus übernehmen wir den gesamten operativen Recruiting-Prozess nach einem bewährten Sechs-Schritte-System, das Stellen in wenigen Wochen besetzt.
Das bedeutet konkret:
- Bestandsaufnahme und klares Anforderungsprofil zu Beginn, damit der Prozess ohne Nacharbeit startet
- Individueller Methoden-Mix pro Stelle, ob Active Sourcing, Social Media Recruiting oder Stellenportale
- Vollständiges Bewerbermanagement inklusive Erstinterviews, Vorqualifizierung und Absagemanagement
- Exklusive Partnerschaft: Kandidaten werden ausschließlich für Dich angesprochen und nicht parallel an andere Unternehmen weitergegeben
- Begleitung bis zum Vertragsabschluss, nicht nur bis zur Profilübergabe
Unternehmen, die mit uns arbeiten, erhalten eine externe Recruiting-Abteilung, die planbar, transparent und kosteneffizient arbeitet. Wenn Du Deine Time-to-Hire strukturiert verkürzen möchtest, buche ein unverbindliches Gespräch und wir schauen gemeinsam, wie wir Deinen Recruiting-Prozess konkret verbessern können.
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