Ungewollte Fluktuation: Wieviel kostet es, wenn aus Ihrem Team jemand kündigt?

money 2696228 1280Haben Sie sich diese Frage schon einmal gestellt? Wenn nicht, sollten Sie es dringend tun, denn jede ungewollte Kündigung wirkt sich direkt auf Ihren Gewinn aus! 

Der Diplom-Ökonom und Diplom-Psychologe, Experte für Performance Management, erfolgsorientierte Unternehmensführung und organische Wachstumsstrategien sowie Gründer des Kompetenz Centers ‚Mitarbeiterbindung‘, Gunther Wolf, hat 2016 in einer Studie die Höhe dieser Kosten ermittelt. 

Dabei hat er herausgefunden, dass ein durchschnittlicher Mindestbetrag von 43.069 Euro pro Fluktuationsfall in den Unternehmen zu Buche schlägt. Befragt wurden Personalleiter bzw. – controller aus 300 zufällig ausgewählten Unternehmen ab 1000 Mitarbeitern zu ihren betriebsinternen Fluktuationskosten.

Welche Kosten wurden genau untersucht und wie hoch sind sie im Einzelnen pro Kündigung?

  • Direkte Austrittskosten: 2.145 Euro
    Zu den direkten Kosten werden unter anderem gezählt:
  • • Entgeltfortzahlung bei Freistellung
  • • Krankmeldungskosten
  • • Abfindungen
  • • eventuell entstehende Anwalts- und Gerichtskosten bei arbeitsrechtlichen Konflikten
  • Indirekte Austrittskosten: 2.122 Euro
    Hierzu gehört der zeitliche Aufwand der beteiligten Mitarbeiter und deren Personalkosten. Es sind Abstimmungsgespräche zwischen Personalverantwortlichen und den Vorgesetzten notwendig, Austrittsgespräche müssen geführt, Kollegen, Kunden und Dienstleister informiert und das Arbeitszeugnis erstellt werden. Aufgaben müssen in der Belegschaft umverteilt werden und es entsteht Mehrarbeit bei den verbleibenden Kollegen.
  • Direkte Such- und Auswahlkosten: 4.591 Euro
    Hierzu zählen alle Ausgaben für Stellenanzeigen, Personalvermittler und Auswahlverfahren sowie die Auslagenerstattung an Kandidaten. Wenn Sie eine Stelle in einem Mangelberuf neu besetzen müssen, können diese Kosten deutlich höher ausfallen!
  • Indirekte Such- und Auswahlkosten: 6.115 Euro
    Dieser Punkt beinhaltet die Kosten, welche durch den Zeitaufwand der intern am Prozess beteiligten Personen, zum Beispiel für das Entwerfen der Stellenanzeige, die Sichtung der Bewerbungsunterlagen, die Vorauswahl, die Gespräche mit den Kandidaten sowie für die Entscheidungsfindung und das Verfassen der Angebote oder Absagen.
  • Direkte Eintrittskosten: 2.002 Euro
    Direkte Eintrittskosten sind zum Beispiel die Kosten für Schulungen und Weiterbildungen neuer Mitarbeiter*innen, das oftmals höhere Entgelt und eventuell die finanzielle Unterstützung bei Heimreisen, Hotel- und Umzugskosten.
  • Indirekte Eintrittskosten: 2.097 Euro
    Die indirekten Kosten entstehen auch hier durch den zeitlichen Aufwand der Beteiligten und deren Lohnkosten. Hierzu zählen unter anderem
  • • die Anfertigung des Arbeitsvertrages und der Personalakte
  • • die Erstellung des Einarbeitungsplans
  • • das On-Boarding inklusive Reisekosten und des Mentorings durch Kolleg*innen
  • • die Einrichtung des Arbeitsplatzes
  • • Kommunikationsmittel (PC, Laptop, Handy)
  • • Kosten für interne/externe Workshops bzw. Trainings
  • Opportunitätskosten der Fluktuation: 16.819 Euro
    Diese Position gehört zusammen mit dem Zeitraum, in dem die Stelle unbesetzt ist, und der Einarbeitungsphase zu den größten Kostenfaktoren. Wechselt der Arbeitnehmer zu einem direkten Wettbewerber, schädigt er das alte Unternehmen zusätzlich und stärkt gleichzeitig den neuen Arbeitgeber. Zu den Opportunitätskosten (Kosten für entgangenen Nutzen bzw. entgangenen Umsatz) gehören vor allem:
  • • die abnehmende Produktivität des Mitarbeiters vor und nach Entscheidung zur Eigenkündigung
  • • nicht abgeschlossene Projekte oder neue Projekte können nicht angefangen werden
  • • Kosten für entgangenen Nutzen bzw. entgangenen Umsatz
  • • der Verlust von Wissen, Geschäftsbeziehungen und Kontakten
  • • die Veränderung des Arbeitsklimas
  • • die Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit des Teams
  • • die anfänglich eingeschränkte Leistungsfähigkeit des neuen Mitarbeiters
  • Kosten durch Fehlbesetzung: 7.178 Euro
    Hierbei die Wahrscheinlichkeit berechnet, dass der neue Arbeitnehmer das Unternehmen wieder verlässt bzw. aufgrund einer Fehlbesetzung wieder verlassen muss. Die Wahrscheinlichkeit wurde von den befragten Personen im Durchschnitt mit 20 Prozent beziffert.

Erfahrungsgemäß fallen die Kosten für die Neubesetzung einer Stelle bei Unternehmen, die von Fachkräftemangel betroffen sind, deutlich höher aus - sehr häufig zwischen 50.000 und 80.000 Euro. Diese Unternehmen müssen viel öfter auf Headhunter und Personalvermittler zugreifen. Zudem kann es vorkommen, dass der Ersatz für einen Mitarbeiter, der gekündigt hat, deutlich mehr Gehalt fordert, als der Vorgänger bekommen hat. Dies ist dann besonders ärgerlich, wenn der verlorene Mitarbeiter deshalb gekündigt hat, weil ihm eine Gehaltserhöhung nicht oder nicht ausreichend gewährt wurde. Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Mitarbeiter, der einen guten Job macht und aktuell 60.000 Euro verdient. Nun möchte er sein Gehalt auf 65.000 Euro anpassen, Ihnen scheint das aber zu viel. Sie verweigern ihm die Gehaltserhöhung oder lassen viel Zeit verstreichen und am Ende kündigt der Mitarbeiter, weil er von einem anderen Unternehmen ein entsprechendes Angebot erhalten hat. Das ist ein Fall, den ich so oder so ähnlich schon mehrfach erlebt habe – und Sie vielleicht auch. Am Ende war es fast immer so, dass die Nachbesetzung mit nochmals höheren Gehaltsforderungen verbunden war.

Noch interessanter werden die Kosten der Fluktuation, wenn wir sie mit der Fluktuationsquote in Zusammenhang bringen. Bei der Fluktuationsquote unterscheidet man zwischen der Gesamtfluktuation und der Fluktuation durch Mitarbeitereigenkündigungen. Dabei zeigt die Fluktuationsquote, wie hoch der Anteil der Mitarbeiter ist, der im Vergleich zur durchschnittlichen Belegschaft jährlich das Unternehmen verlässt.

Die freiwillige Fluktuation (nur Mitarbeitereigenkündigungen) errechnet sich folgendermaßen:

(Anzahl der Mitarbeiter, die durch Eigenkündigung – vom Unternehmen ungewollt – im Zeitraum ausgeschieden sind, geteilt durch die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter im Zeitraum) x 100

Durchschnittliche Anzahl Mitarbeiter in 2019: 1000
Durch Eigenkündigung ausgeschiedene Mitarbeiter in 2019: 120
Freiwillige Fluktuationsquote in 2019: (120/1000) x 100 = 12%

Angenommen, in Ihrem Unternehmen arbeiten 1000 Menschen. Pro Jahr kündigen 120 davon, damit beträgt die Fluktuationsquote 12 Prozent. Weiter angenommen, die Wiederbesetzung einer Position kostet 50.000 Euro (wie ich oben bereits dargelegt habe, ist das für viele Unternehmen eher die Regel, als eine Ausnahme). Jeder Prozentpunkt geringere Fluktuation – wenn Sie also nur 10 Kündigungen vermeiden können – bedeutet für Ihr Unternehmen einen um 500.000 Euro höheren Gewinn! Wenn Sie es beispielsweise schaffen, die Fluktuationsquote von 12 auf 10 Prozent zu senken, dann wird der Gewinn Ihres Unternehmens um 1 Million Euro pro Jahr steigen!

Sie wollen proaktiv eine erhöhte Fluktuation bekämpfen und benötigen hierfür Aufmerksamkeit und Unterstützung von Führungskräften und Geschäftsleitung? Dann verbinden Sie Ihre Argumentation mit einem klaren Ziel und errechnen und kommunizieren Sie die dadurch gesparten Kosten – und den höheren Unternehmensgewinn!

Sie wollen konkrete Handlungshilfen und Wege, die freiwillige Fluktuation zu senken? Dann lassen Sie uns darüber sprechen. Ich unterstütze Sie gerne!